Kısa cevap: kurumsal dosyalarda en sık tercüme edilen belgeler ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, faaliyet belgesi, vergi levhası, bilanço ve gelir tablosudur. Bu belgelerin çoğu yurt dışında kullanılacağı için yeminli tercümenin üzerine noter onayı ve apostil eklenir.
Bireysel dosyalardan farkı şu: kurumsal belgeler birbirine atıf yapar. Sicil gazetesindeki unvan ile imza sirkülerindeki unvan farklı çevrilirse, karşı taraf iki ayrı şirket görür.
Hangi belge ne zaman gerekir?
| Belge | Ne gösterir | Tipik kullanım |
|---|---|---|
| Ticaret sicil gazetesi | Kuruluş, unvan, sermaye, ortaklık yapısı değişiklikleri | İhale, yabancı ortaklık, şube açılışı |
| Faaliyet belgesi | Şirketin faal olduğu ve sicildeki güncel durumu | İhale, banka, konsolosluk |
| İmza sirküleri | Şirket adına kimin, hangi sınırla imza attığı | Sözleşme, vekalet, banka işlemleri |
| Vergi levhası | Vergi mükellefiyeti | İhale, ticari yazışma |
| Bilanço ve gelir tablosu | Mali durum | İhale yeterlilik, kredi, yatırımcı |
| Yetki belgesi / vekaletname | Temsil yetkisi | Yurt dışı temsil, dava |
| ISO ve kalite belgeleri | Sistem belgelendirmesi | İhale teknik yeterlilik |
| Referans ve iş bitirme belgeleri | Geçmiş iş deneyimi | İhale deneyim kriteri |
Bu belgelerin hangilerinin isteneceğini ihale şartnamesi ya da karşı tarafın talep listesi belirler. Fazladan belge eklemek dosyayı güçlendirmez; şartnamede sayılmayan belge çoğu zaman değerlendirmeye alınmaz.
Terminoloji tutarlılığı bir hukuk meselesi
Kurumsal dosyada aynı kavramın iki farklı karşılıkla çevrilmesi yalnızca üslup sorunu değil. Somut örnekler:
- Unvan. "Anonim Şirket" bir belgede "Joint Stock Company", diğerinde "Corporation" olarak geçerse, karşı taraf tüzel kişiliğin aynı olup olmadığını sorgular. Unvan bir kez kararlaştırılır ve dosyanın tamamında aynı kalır.
- İmza yetkisi. İmza sirkülerinde "münferiden" ve "müştereken" ayrımı, sözleşmenin geçerliliğini belirler. Bu iki kelimenin çevirisi yaklaşık olamaz.
- Sermaye ve pay. "Sermaye", "ödenmiş sermaye" ve "kayıtlı sermaye" farklı kalemlerdir; birbirinin yerine kullanılamaz.
- Adres. Sicil gazetesindeki adres ile faaliyet belgesindeki adres aynı biçimde aktarılmalıdır.
Bu yüzden kurumsal dosyaları parça parça değil bütün olarak alıyoruz ve şirketinize özel bir terim listesi tutuyoruz. Liste bir kez kurulduğunda sonraki bütün işlerinizde aynı kalıyor: farklı zamanlarda farklı çevirmen çalışsa bile belgeleriniz aynı sesle konuşuyor.
Onay katmanları: hangisi gerekli?
Kurumsal belgelerde tipik zincir şudur:
- Yeminli tercüme. Tercümanın imza ve kaşesi.
- Noter onayı. İmzanın o tercümana ait olduğunun tasdiki.
- Apostil. Noter imzasının uluslararası tasdiki (Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkeler için).
- Konsolosluk tasdiki. Sözleşmeye taraf olmayan ülkeler için, apostil yerine.
Hangi katmana kadar çıkılacağını belgeyi isteyen taraf belirler. Şartnamede "notarized and apostilled" yazıyorsa üçüncü katmana kadar çıkılır; yalnızca "certified translation" yazıyorsa birinci katman yeterli olabilir.
Bu ayrım maliyeti doğrudan etkiler: her katman ayrı bir masraf ve ayrı bir gün demek. Şartname metnini bize iletirseniz, gereğinden fazla katman ödemenizin önüne geçeriz.
İhale dosyalarında zamanlama
İhale takvimleri esnek değildir ve dosya son teslim saatinden sonra kabul edilmez. Güvenli plan geriye doğru kurulur:
- Son teslim saati. Şartnamedeki saat dilimine dikkat edin.
- Kargo ve kurye. Yurt dışı teslimde gümrük payı bırakın.
- Apostil. Makamın işlem süresi.
- Noter onayı. Noterin yoğunluğu.
- Tercüme. Sayfa sayısı ve dil çiftine göre değişir.
- Belgelerin temini. Sicil gazetesi ve faaliyet belgesinin güncel örneğini almak.
Uygulamada en çok atlanan adım altıncısı: elinizdeki sicil gazetesi eski bir tarihe aitse, karşı taraf güncel örnek isteyebilir ve zincir baştan başlar.
Belge tazeliği
Kurumsal belgelerde tarih, içerik kadar önemli. Faaliyet belgesi ve sicil kayıtları için karşı taraf genellikle belirli bir tazelik arar. Apostili alınmış ama teslim gününde süresi geçmiş bir belge, bütün tasdik zinciriyle birlikte geçersizdir.
Uzun süren dosyalarda pratik çözüm: tarihi hassas belgeleri (faaliyet belgesi gibi) zincirin sonunda temin edip işleme almak, tarihi sabit belgeleri (kuruluş gazetesi gibi) baştan hazırlamak.
Gizlilik
Bilanço, gelir tablosu, ortaklık yapısı ve sözleşme metinleri ticari sır kapsamındadır. Tercüme için ilettiğiniz belgeler yalnızca hizmetin ifası için kullanılır ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Ayrıca bir gizlilik sözleşmesi imzalanmasını isterseniz baştan belirtmeniz yeterli. Birçok kurumsal müşterimiz bunu tercih ediyor.
Teklif için ne gönderilmeli?
- Şartnamenin veya talep listesinin ilgili bölümü
- Tercüme edilecek belgelerin taramaları
- Hedef dil ve hedef ülke
- İstenen onay katmanı (yeminli / noter onaylı / apostilli)
- Son teslim tarihi
- Varsa şirketinizin daha önce kullandığı terim tercihleri
Bu altı başlık elimizde olduğunda kalem kalem ayrılmış tek bir teklif hazırlayabiliyoruz, böylece toplam tutarın neyden oluştuğunu ve hangi kalemin isteğe bağlı olduğunu görüyorsunuz.